Tuesday, March 27, 2012

Peranan Staf dalam Organisasi

Pengorganisasian adalah salah satu fungsi managemen yang juga mempunyai peranan penting seperti halnya fungsi perencanaan. Melalui fungsi pengorganisasian, seluruh sumberdaya yang dimiliki oleh organisasi (manusia dan bukan manusia) akan diatur penggunaannya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Pengorganisasian adalah langkah untuk menetapkan, menggolongkan, dan mengatur berbagai macam kegiatan, menetapkan tugas-tugas pokok, wewenang dan pendelegasian wewenang oleh pimpinan kepada staf dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
Fungsi pengorganisasian merupakan alat untuk mensinkronisasikan dan mengatur semua kegiatan yang ada kaitannya denganpersonil, financial, materil dan tatacara untuk mencapai tujuan organisasi yang telah disepakati bersama.
Ada dua tipe staf,yaitu :
1.staf pribadi( personal staf )
Staff pribadi dibentuk untuk memberikan masukkan saran serta bantuan dan sebuah jasa kepada manajer. Staff pribadi juga disebut dengan asisten .
2.staff spesialis
Pada staff ini untuk memberikan saran ,konsultasi,batuan, dan melayani seluruh lini dan unsur organisasi.betanggung jawab ke tingakatan-tingkatan organisasi yang bermacam-macam sperti tingkat divisi,tingkatan bagian,ataupu tingkatan cabang yang berdiri sendiri .

Fungsi garis dan staf, yaitu:
1. Dengan makin berkembangnya perusahaan kekompleksan fungsi yang perlu untuk pelaksanaan tugas berkembang lebih cepat sehingga manajemen perlu bantuan melalui spesialisasi yang disebut staf.
2. Penciptaan fungsi staf atau fungsi sekunder ini dengan mendiferensiasikan kegiatan ke luar dari rantai komando.
3. Fungsi staf membantu dan memperlancar kerja fungsi garis.
4. Agar fungsi staf bermanfaat harus jelas fungsinya, dibatasi jumlahnya, tugas pimpinan memang meningkat, staf diberi informasi yang diperlukan, dimintai nasihat, didorong berinisiatif.

Macam-macam Staf, berikut ini:
1. Staf Penasihat
Dibentuk untuk memberikan saran, bantuan, dan jasa kepada seorang manajer. Staf penasihat juga memberikan saran-saran kepada pimpinan terhadap semua bidang yang menjadi tugas dan tanggung jawab pimpinan. Apabila diperlukan Manajer dapat menunjuk atau mengangkat staf penasihat dalam bidang perencanaan, pengorganisasian, pemberian motivasi, pengawasan, dan pengambilan keputusan.
Agar saran-saran yang diberikan kepada pimpinan merupakan saran yang sudah matang, obyektif dan telah diuji serta diteliti kebenarannya, maka saran-saran itu harus digarap melalui suatu proses. Proses pemberian saran tersebut melalui kegiatan sebagai berikut :
a) Pengumpulan data dapat dilakukan dengan mengadakan penelitian atau riset.
b) Mengadakan analisis fakta-fakta, informasi-informasi yang diterima.
c) Mengadakan evaluasi atau penilaian.
d) Membuat berbagai alternatif atau kemungkinan.
e) Mengadakan pemilihan dari berbagai kemungkinan yang dianggap paling baik.
f) Membuat kesimpulan.
g) Merumuskan saran-saran atau pertimbangan-pertimbangan dalam suatu bentuk tertentu sehingga mudah dan cepat dipahami oleh pimpinan.

2. Staf Pelayanan ( Staf Specialis )
Yaitu membantu pimpinan dalam melancarkan tugas-tugas organisasi, dalam memberikan pelayanan untuk seluruh lini dan unsur organisasi. Fungsi utama staf pelayanan adalah memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya dalam bentuk kegiatan-kegiatan operasional, bukan memberikan saran atau pertimbangan

3. WEWENANG
Mengapa manajer dapat memerintah karyawan. Pada situasi yang normal, manajer dapat membuat karyawan mengerjakan apa yang ia perintahkan. Mengapa manajer dapat mendapatkan hak untuk memerintah.
Ada dua pandangan yang menjelaskan wewenang formal (resmi):
1. Pandangan klasik (classical view)
Wewenang datang dari tingkat paling atas, kemudian secara bertahap diturunkan ke tingkat yang lebih bawah
2. Pandangan penerimaan (acceptance view)
Sudut pandang wewenang adalah penerima perintah, bukannya pemberi perintah. Pandangan ini dimulai dengan pengamatan bahwa tidak semua perintah dipatuhi oleh penerima perintah. Penerima perintah akan menentukan apakah akan menerima perintah atau tidak.

4. KEKUASAAN
Kekuasaan adalah kemampuan untuk menggunakan pengaruh pada orang lain; artinya kemampuan untuk mengubah sikap atau tingkah laku individu atau kelompok. Kekuasaan juga berarti kemampuan untuk mempengaruhi individu, kelompok, keputusan, atau kejadian. Kekuasaan tidak sama dengan wewenang, wewenang tanpa kekuasaan atau kekuasaan tanpa wewenang akan menyebabkan konflik dalam organisasi.
Secara umum ada dua bentuk kekuasaan:

1. Pertama kekuasaan pribadi, kekuasaan yang didapat dari para pengikut dan didasarkan pada seberapa besar pengikut mengagumi, respek dan terikat pada pemimpin.

2. Kedua kekuasaan posisi, kekuasaan yang didapat dari wewenang formal organisasi. Kekuasaan berkaitan erat dengan pengaruh (influence) yaitu tindakan atau contoh tingkah laku yang menyebabkan perubahan sikap atau tingkah laku orang lain atau kelompok.

Tugas-tugas yang dapat diberikan kapada karyawan staff antara lain adalah sebagai berikut :
• Mengumpulkan data (fakta)
• Menginterpretasikan data (fakta)
• Mengusulkan alternatif tindakan
• Mendiskusikan rencana-rencana yang sedang dipikirkan dengan berbagai hak dan memperoleh kesepakatan mereka atau memperoleh alasan mengapa rencana tersebut ditolak.
• Mempersiapkan instruksi-instruksi tertulis dan dokumen-dokumen lainnya yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang merupakan realisasi dari rencana yang telah ditetapkan.
• Mengamati kegiatan-kegiatan operasional dan kondisi-kondisi yang dihadapi untuk mengadakan apakah instruksi-instruksi telah dijalankan dengan baik dan apakah instruksi tersebut menghambat atau mempelancar proses pencapaian tujuan.
• Mengusahakan pertukaran informasi antara para petugas-petugas oporasional mongenai pelaksanaan untuk meningkatkan kegiatan-kegiatan koordinasi.
• Memberikan informasi dan nasihat kepada petugas-petugas oporasional mengenai pelaksanaan tugas-tugas yang telah didelegasikan kepada mereka.

Referensi :
http://26-arsip-2007.blogspot.com/2012/03/peranan-staff-dalam-suatu-organisasi.html
http://anandautama04.blogspot.com/2012/03/peranan-staf-dalam-organisasi.html
http://cokroaminoto.blogetery.com/2010/03/11/kepemimpinan-dalam-organisasi-6/
http://massofa.wordpress.com/2008/02/05/organisasi-dan-perusahaan/
http://viyan.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/15113/2_WEWENANG,+DELEGASI+DAN+DESENTRALISASI.pdf
http://www.ut.ac.id/html/suplemen/ekma4333/1.3.htm

Perbedaan Kekuasaan dan Wewenang

Kekuasaan adalah kemampuan untuk menggunakan pengaruh pada orang lain, artinya kemampuan untuk mengubah sikap atau tingkah laku individu atau kelompok. Kekuasaan tidak sama dengan wewenang, wewenang tanpa kekuasaan atau kekuasaan tanpa wewenang akan menyebabkan konflik dalam organisasi.
Secara umum ada 2 bentuk kekuasaan:
1. Kekuasaan pribadi : kekuasaan yang didapat dari para pengikut dan didasarkan pada seberapa besar pengikut mengagumi, respek, dan terikat pada pemimpin.
2. Kekuasaan posisi : kekuasaan yang didapat dari wewenang formal organisasi.

Ada 5 sumber kekuasaan menurut John Brench dan Bertram Raven, yaitu:
1. Kekuasaan menghargai (reward power)
2. Kekuasaan memaksa (coercive power)
3. Kekuasaan sah (legitimate power)
4. Kekuasaan keahlian (expert power)
5. Kekuasaan rujukan (reverent power)

Sedangkan wewenang didefinisikan sebagai kekuasaan membuat keputusan, memerintah, dan melimpahkan tanggung jawab kepada orang lain, fungsi yang boleh tidak dilaksanakan. Kewenangan atau wewenang dalam literatur berbahasa Inggris disebut authority atau competence, sedang dalam bahasa Belanda disebut gezag atau bevoegdheid. Wewenang adalah kemampuan untuk melakukan suatu tindakan hukum publik atau kemampuan bertindak yang diberikan oleh undang-undang yang berlaku untuk melakukan hubungan-hubungan hukum.
Kewenangan adalah kekuasaan yang diformalkan (secara hukum) baik terhadap segolongan orang tertentu maupun terhadap suatu bidang pemerintahan tertentu. Dalam negara yang menganut sistem negara hukum, kekuasaan sering bersumber dari wewenang formal (formal authority) yang memberikan kekuasaan atau wewenang kepada seseorang dalam suatu bidang tertentu. Definisi wewenang dalam kontek pembahasan ini yaitu mendahulukan perang dari pada wewenang atau kekuasaaan.
Ada 2 pandangan yang menjelaskan wewenang formal (resmi):
1. Pandangan klasik (classical view)
Wewenang datang dari tingkat paling atas, kemudian secara bertahap diturunkan ketingkat yang lebih bawah.
2. Pandangan penerimaan (acceptance view)
Sudut pandang wewenang adalah penerima perintah, bukannya pemberi perintah. Pandangan ini dimulai dengan pengamatan bahwa tidak semua perintah dipatuhi oleh penerima perintah. Penerima perintah akan menentukan apakah akan menerima perintah atau tidak.

Referensi :
http://viyan.staff.gunadarma.ac.id/.../2_WEWENANG,+DELEGASI+DAN...
http://toraerdo.blogspot.com/2010/10/kekuasaan-wewenang-dan-kepemimpinan.html